Gestionar un correctivo

Quién: el cliente o TBA lo piden. El proveedor presupuesta, ejecuta y documenta. El FM valida. El cliente aprueba el presupuesto.

Si el correctivo no requiere presupuesto, se salta los pasos del presupuesto y de la aprobación.

1. Pedir el correctivo

Si eres cliente

1. Pulsa Solicitar correctivo en Inicio o en Mantenimientos.
2. Elige el Activo y la Familia.
3. Escribe la Ubicación y Qué pasa.
4. Si lo pide un arrendatario, elígelo en Arrendatario.
5. Pulsa Enviar solicitud.

TBA completa después el resto de datos.

Si eres TBA

1. Pulsa Nuevo mantenimiento en Inicio o en Mantenimientos.
2. En Qué, elige Correctivo y escribe la descripción.
3. En Dónde, elige el activo, la ubicación, la instalación y el contrato de servicio.
4. En Cuándo, indica la fecha de apertura, la fecha prevista y el técnico.
5. En Coste, marca Requiere presupuesto si hace falta. Elige el Origen del coste y, si lo hay, el arrendatario solicitante. Si no tiene coste, indica el Motivo sin coste.
6. Pulsa Crear mantenimiento.

También puedes abrir un correctivo con Nuevo correctivo desde la ficha de una instalación, o con Abrir correctivo desde el plan de corrección de una inspección.

2. Presupuestar (proveedor)

1. Abre el mantenimiento y pulsa Subir documento.
2. Elige Presupuesto y sube el PDF.
3. Rellena el número, la fecha, la base imponible, el IVA y los días de validez.

3. Validar el presupuesto (FM)

El FM revisa el presupuesto en Validaciones y lo valida o lo rechaza. Si lo rechaza, el proveedor sube otro.

4. Aprobar el presupuesto (cliente)

1. Abre Inicio. El bloque Presupuestos que esperan tu decisión muestra los presupuestos validados por TBA.
2. Abre el presupuesto y pulsa Aprobar o Rechazar.
3. Indica la fecha y, si lo tienes, el número de Pedido del cliente. Añade una nota si quieres.
4. Pulsa Guardar respuesta.

Si el cliente rechaza el presupuesto, el proveedor envía uno nuevo. TBA también puede registrar la respuesta en nombre del cliente.

5. Ejecutar (proveedor)

1. Pulsa Marcar ejecutado en la ficha del mantenimiento.
2. Indica la Fecha de ejecución y las Horas.

6. Documentar y validar

1. El proveedor sube el Informe y el Certificado con Subir documento.
2. El FM los valida en Validaciones.

El bloque Para cerrar de la ficha muestra qué falta. Cuando todo está validado, el mantenimiento pasa a Cerrado.

7. Facturar

El proveedor sube la factura y elige el mantenimiento. Su importe previsto es el presupuesto aprobado. Consulta Facturas y envío al cliente.

El bloque Coste de la ficha compara el Presupuesto aprobado con lo Facturado.

Seguir un correctivo

• La cabecera de la ficha muestra el paso en que está: Abierto, Planificado, Ejecutado o Cerrado.
• El aviso Esperando dice qué falta y de quién depende.
• El bloque Plazos cuenta los días hasta el presupuesto, hasta la aprobación y hasta la ejecución.
• El Historial muestra todo lo que ha pasado, con fecha y autor.

En la lista Mantenimientos, filtra por Esperando para ver, por ejemplo, todos los correctivos que esperan la aprobación del cliente.

Reprogramar o cancelar

Solo TBA puede hacerlo, y solo mientras el mantenimiento no está ejecutado.

• Reprogramar: indica la nueva fecha prevista y el motivo. El historial guarda la fecha anterior.
• Cancelar mantenimiento: indica la fecha y el motivo. El mantenimiento pasa a Cancelado y no se borra.