Documentos y validación
Documento
Un documento es un PDF que el FM debe validar. Hay cuatro clases:
| Documento | Quién lo sube | Qué es |
|---|---|---|
| Presupuesto | Proveedor | La propuesta con precio para un mantenimiento. |
| Informe | Proveedor | El relato del técnico: qué ha hecho, qué ha encontrado y qué recomienda. |
| Certificado | Proveedor u organismo de control | El documento que acredita el resultado de un mantenimiento, de una inspección o de un plan de corrección. |
| Factura | Proveedor | Lo que el proveedor cobra. Consulta Facturas. |
Un documento nunca cambia después de subirlo. Si está mal, el FM lo rechaza y el proveedor sube uno nuevo. El rechazado se queda visible al lado de su sustituto.
Presupuesto
El presupuesto lleva número, fecha, base imponible, IVA y días de validez. El IVA puede ser 0, 4, 10 o 21 %.
Primero lo valida el FM. Después el cliente lo aprueba o lo rechaza. Si el cliente lo rechaza, ese presupuesto deja de contar y el proveedor envía otro.
Aprobación del cliente
La aprobación es la respuesta del cliente a un presupuesto: Aprobar o Rechazar. Una aprobación autoriza al proveedor a hacer el trabajo. Puede llevar el número de Pedido del cliente.
TBA también puede registrar la respuesta en nombre del cliente.
Informe
El informe lleva autor, resumen y recomendaciones. Si el técnico ha encontrado defectos que hay que presupuestar, marca Detecta defectos que hay que presupuestar.
Certificado
Cada mantenimiento, cada inspección y cada plan de corrección tiene un certificado. El de una inspección se llama acta. El de un plan de corrección se llama certificado de subsanación.
Validación
La validación es el veredicto del FM sobre un documento: Validado o Rechazado.
- Solo el FM del activo valida los documentos de sus mantenimientos y de sus inspecciones.
- Solo el FM del contrato de servicio valida sus facturas.
- Cada documento recibe una sola validación.
- Un rechazo necesita un comentario. El comentario explica al proveedor qué debe corregir.
Los documentos pendientes aparecen en Validaciones. Consulta Validar documentos.